Contar con una planificación exacta de los materiales que se van a utilizar para un evento, feria o congreso es un aspecto fundamental, ya que sin ella difícilmente va a poder ofrecerse un servicio de calidad. Una buena logística para eventos va a permitir que cada servicio se realice con el tiempo y la dedicación que se merece, resolviendo todas las necesidades que vayan surgiendo para que los días de montaje, evento y desmontaje, todo salga perfecto y no nos encontremos con ningún obstáculo de última hora.
Las claves de la logística para eventos
A la hora de organizar y planificar un evento, es necesario contar con el equipo adecuado y que esté equipado con la última tecnología para que así todo salga según lo planificado.
Sonido, microfonía e iluminación, una de las claves de la logística para eventos
Gracias al alquiler de equipos audiovisuales, las empresas tienen a su disposición tecnología de sonido e iluminación que sería impensable si hubiera que comprarla. Al organizar un evento es necesario elegir el mejor material de sonido, microfonía e iluminación, contando con el soporte técnico de una compañía especializada que lleve el control durante el evento.
Equipos de vídeo
Las pantallas de plasma, videowalls, proyectores o pantallas LED además de los distribuidores de señal y de las mesas de mezclas, son soluciones a tener muy en cuenta en cada evento. Potenciar el contenido corporativo en formato de vídeo y otorga un sinfín de ventajas en lo referido a la reputación, competencia e imagen de marca.
Equipo técnico, otra de las claves de la logística para eventos
Es fundamental confiar en una plantilla de técnicos que lograrán que el evento sea de la mejor calidad. Los técnicos cuentan con la capacidad para resolver cualquier problema que surja y son los máximos responsables de que los equipos funcionen en todo momento a la perfección.
Principales etapas en la logística para eventos
A la hora de establecer un plan de logística para eventos, existen varias etapas en las que se deben respetar los tiempos si buscas que todo salga perfecto y sin contratiempos. A continuación, vamos a comentarte cuáles son esas principales en la planificación y logística de todo evento.
Organizar todas las acciones que van a realizarse para llevar el evento a cabo
El primer paso que siempre se debe seguir en la logística para eventos es tanto planificar como producir las diferentes acciones que van a desarrollarse para que el resultado del evento sea excelente. Para ello, la empresa organizadora de eventos y el cliente deben concretar cuál será el público objetivo, cuántos asistentes habrá, dónde y cuándo se celebrará el evento, su programa y de qué presupuesto se dispondrá para llevar a cabo todas estas acciones. Una vez hecho esto, hay que preparar tanto el equipo material (equipos de audio, video o iluminación) como el humano (carpinteros, maquinistas o auxiliares de vídeo, sonido e iluminación) que va a necesitarse. Hay que saber identificar qué tecnologías se utilizarán para el desarrollo de nuestra actividad. Es fundamental tener claro el programa del evento con sus horarios para asegurarse de que no falta ningún elemento o, tener una primera estimación de ello lo antes posible para valorar bien las necesidades. Es muy importante contar con todo el material unos días antes de montar el evento para así poder solventar cualquier imprevisto que surja.
Montar todo el equipo necesario, fundamental en la logística para eventos
Una vez que se ha hecho la planificación y que ya tenemos todos los materiales para nuestro evento, llega la hora del montaje. Este paso es fundamental y es importante invertir tiempo en él, ya que una inadecuada disposición de los elementos o una mala iluminación pueden convertir una velada excepcional en una mala experiencia para todos sus asistentes. Antes de comenzar el evento es bastante recomendable tener todo testeado, especialmente los sistemas audiovisuales. Es muy importante que, en la medida de lo posible, el equipo técnico esté presente durante todo el evento para así solventar cualquier problema que pueda surgir. No solo es necesario prestar atención a lo audiovisual, como pueden ser la iluminación o los equipos de sonido, ya que son igual de importantes elementos como la distribución de mesas o sillas según el formato del evento y el tono que se pretenda conseguir en él.
Cuando se está organizando un evento y se está llevando a cabo, también hay que prestar mucha atención a la seguridad de todos los materiales, no son pocos los eventos en los que misteriosamente han desaparecido equipos por no estar bien guardados o asegurados con candados u otros elementos.
Logística durante el evento
En este punto es dónde se verá realmente si la pre -producción y logística previa al evento se han llevado a cabo de una forma correcta y ordenada. Si todo se ha coordinado correctamente los días, semanas o meses antes del inicio del montaje, no deberían saltar las alarmas durante el montaje y lo más grave que puede pasar es, que se tenga que solicitar a almacén algún equipo o material olvidado en la preparación, o algún equipo adicional que se requiera por parte del cliente durante el montaje o ensayos.
Desmontaje del evento
Después de haber dispuesto los recursos técnicos y humanos en el escenario donde se ha llevado a cabo el evento, es hora de proceder al desmontaje, recogida del material y cierre del evento, clave en la logística para eventos. Para el desmontaje de eventos, es fundamental coordinar el orden y los tiempos de desinstalación y desalojo del espacio o sala de eventos.
Evaluación, último paso en la logística para eventos
Para cualquier empresa del sector encargada de la organización o la producción técnica de eventos, este no finaliza hasta que se hace un balance de los resultados obtenidos. Es muy importante evaluar el evento, ver si se han logrado los objetivos planteados, cuál ha sido el desempeño del presupuesto y el análisis de coste-beneficio estimado, así como ver los puntos de mejora que se puedan implementar para futuros proyectos similares.
Formatos de eventos más populares
A la hora de planificar la logística para eventos, es primordial saber cuál es su formato. Uno de los más demandados desde la covid-19 es el webinar, un seminario online que reúne a una gran cantidad de personas que están distribuidas en diferentes partes del mundo. Otro formato que cuenta con una gran demanda son los talleres, que permiten a los participantes aprender y que dota al evento de un carácter bastante práctico.
Entre los formatos más populares para plantear la logística para eventos nos encontramos con los congresos, que buscan mantener a los participantes al corriente de las novedades sobre un sector concreto a nivel profesional y que suele durar entre dos y cinco días. Por último, otra modalidad que cuenta con un alto grado de demanda es aquella que se refiere al lanzamiento de un producto o servicio reciente de una empresa, donde se suele contar con demostraciones, marcas invitadas y rostros bastante relevantes, garantizando que cada detalle destaca las características del producto que se presenta.
La logística para eventos puede llegar a ser una tarea muy complicada si no se tienen claros todos estos puntos y si no se cuenta con una planificación correcta. No obstante, teniendo claras todas las etapas y el formato del evento, el éxito está asegurado. Desde Octo Event Productions planificamos con detalle cada servicio con el tiempo y la dedicación que requiere, atendiendo a todas las necesidades que se presentan para que, tanto los días de montaje, evento y desmontaje, todo vaya según lo que se ha previsto. Nuestro departamento de producción y nuestro personal de almacén implementan todas las gestiones y acciones para coordinar todos y cada uno de los elementos que son necesarios para así poner en marcha el proyecto. Si quieres contar con la mejor empresa de logística para organizar un evento, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros!